Proses penghitungan barang saat stock opname sering kali membuat kita merasa kewalahan. Meskipun, terdengar rumit, namun dengan langkah-langkah yang tepat, stock opname dapat dilakukan dengan mudah dan efisien. Untuk mengatasi masalah ini, artikel berikut akan memberikan panduan lengkap mengenai cara menghitung stock opname barang yang efektif
Persiapan
Langkah pertama dalam menghitung stock opname adalah persiapan yang matang. Berikut beberapa langkah yang perlu dilakukan untuk memastikan proses berjalan lancar:
Tentukan Tanggal dan Waktu: Pilih tanggal yang ideal, seperti pada akhir bulan atau akhir tahun fiskal di periode akuntansi untuk membantu dalam pelaporan keuangan yang lebih akurat.
Siapkan Daftar Inventaris: Pastikan memiliki daftar lengkap barang yang akan dihitung, termasuk kode barang, deskripsi, dan lokasi penyimpanan sebagai panduan utama proses penghitungan.
Alat yang Dibutuhkan: Siapkan alat bantu seperti formulir stock opname, alat tulis, kalkulator, atau bahkan scanner barcode jika diperlukan agar pekerjaan lebih efisien.
Organisasi Area Penyimpanan: Pastikan gudang atau area penyimpanan dalam kondisi terorganisir di mana barang harus disusun rapi agar mudah diakses dan dihitung.
Pelaksanaan Penghitungan
Tahap ini adalah inti dari proses stock opname. Berikut langkah-langkah pentingnya:
Pembagian Tugas: Jika inventaris besar, bagi tim menjadi beberapa kelompok untuk menangani area yang berbeda agar mempercepat proses tanpa mengurangi akurasi.
Mulai dari Satu Area: Fokus pada satu area lebih dulu sebelum berpindah ke area lain dengan hitung setiap barang secara fisik dan pastikan untuk memeriksa dibalik atau di bawah tumpukan barang.
Catat dengan Teliti: Gunakan formulir stock opname untuk mencatat jumlah barang yang ditemukan. Jangan hanya mengandalkan ingatan atau hitungan cepat—semua harus terdokumentasi.
Pisahkan Barang Rusak atau Kadaluarsa: Jika menemukan barang yang rusak atau sudah tidak layak jual, segera pisahkan dari stok yang baik. Catat barang ini untuk tindakan lebih lanjut, seperti penghapusan atau pengembalian ke pemasok.
Rekonsiliasi
Setelah semua barang dihitung, saatnya melakukan rekonsiliasi data. Langkah ini memastikan keakuratan antara catatan fisik dan sistem akuntansi, diantaranya:
Bandingkan Data: Cocokkan jumlah barang yang dihitung dengan data yang ada pada sistem inventaris atau laporan keuangan.
Identifikasi Perbedaan: Jika ada ketidaksesuaian, telusuri penyebabnya. Perbedaan bisa terjadi karena kesalahan pencatatan, pencurian, kerusakan barang, atau hal lainnya.
Penyesuaian Buku
Setelah rekonsiliasi selesai, lakukan penyesuaian pada laporan keuangan untuk mencerminkan jumlah stok yang sebenarnya, seperti:
Perbarui Catatan: Sesuaikan data persediaan di buku akuntansi agar sesuai dengan hasil penghitungan fisik untuk menjaga keakuratan laporan keuangan.
Persetujuan Manajerial: Jika ada perubahan signifikan dalam nilai persediaan, mintalah persetujuan dari manajemen untuk menghindari potensi masalah di kemudian hari.
Laporan
Langkah selanjutnya adalah membuat laporan akhir. Laporan ini akan membantu manajemen memahami hasil stock opname dan langkah-langkah yang perlu diambil, diantaranya:
Rincian Penghitungan: Laporan harus mencakup data jumlah barang, perbedaan yang ditemukan, dan penyesuaian yang dilakukan.
Penyampaian kepada Manajemen: Sampaikan laporan kepada manajemen untuk ditinjau. Ini juga menjadi acuan bagi tim untuk memperbaiki prosedur pengelolaan inventaris di masa mendatang.
Tindak Lanjut
Stock opname tidak hanya berhenti pada penghitungan dan pelaporan. Ada langkah lanjutan yang perlu diambil untuk mencegah masalah yang sama terulang di masa depan.
Analisis Penyebab Perbedaan Pelajari apa yang menyebabkan perbedaan antara catatan dan stok fisik. Apakah ini akibat pencurian, kerusakan, atau ketidakefisienan dalam sistem manajemen inventaris?
Tingkatkan Prosedur Jika diperlukan, revisi prosedur pengelolaan inventaris atau tingkatkan keamanan gudang untuk meminimalkan kesalahan atau kerugian.
Kesimpulan
Menghitung stock opname barang adalah langkah krusial untuk memastikan efisiensi dan akurasi dalam manajemen inventaris. Dengan mempersiapkan segala sesuatu dengan matang, melaksanakan penghitungan secara teliti, dan mengambil tindakan setelah menemukan masalah, Anda dapat meningkatkan operasional bisnis secara efisien. Inventaris yang terkelola dengan baik adalah kunci mempertahankan kesuksesan bisnis.
Rekomendasi Penyedia Sewa/Beli Gudang Modern
Segera tingkatkan efisiensi bisnis Anda dengan langkah mudah menghitung stock opname menggunakan solusi modern dari Safe n Lock. Temukan layanan sewa atau beli gudang terpercaya yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan penyimpanan Anda. Hubungi kami sekarang dan wujudkan pengelolaan stok yang lebih praktis dan akurat!
JAKARTA APL TOWER 0T/35/T5 Jln. S.Parman KAV 28 Tanjung Duren Sel. Jakarta Barat 11470, DKI JAKARTA Indonesia Ph.+62 21 2119 2888
SURABAYA Jln. Veteran KM 5,5 (LINGKAR TIMUR) Kawasan Industri SAFE’N’LOCK Kav. E-Sidoarjo, Jawa Timur 61234 Indonesia Ph.+62 31 896 3355
EN
ID
