Proses stock opname penting dalam manajemen persediaan untuk memastikan akurasi data dengan jumlah fisik barang yang ada di gudang, misalnya pada setiap akhir tahun atau interval waktu tertentu.
Dalam dunia bisnis, pengelolaan stok merupakan salah satu kunci keberhasilan serta menjaga integritas data persediaan dan mendukung pengambilan keputusan yang tepat. Lantas, kapan saja waktu yang tepat untuk melakukan stock opname? Simak penjelasannya berikut.
1. Akhir Tahun Buku
Akhir tahun merupakan salah satu waktu yang biasa digunakan untuk melakukan stock opname. Hal ini karena pada akhir tahun perusahaan umumnya menyusun laporan tahunan dan akan memastikan jika data persediaan yang dicatat sesuai dengan kondisi fisik barang yang ada. Ini juga penting untuk keperluan laporan keuangan agar akurat sehingga, membantu menyiapkan laporan pajak dan memenuhi persyaratan audit.
2. Akhir Bulan atau Kuartal
Melakukan stock opname pada akhir bulan atau kuartal membantu perusahaan memantau dan mengelola persediaan lebih efektif serta memberikan gambaran yang jelas tentang fluktuasi persediaan. Penerapan jadwal stock opname seperti ini akan membantu dalam perencanaan keuangan serta anggaran, karena semakin sering penghitungan fisik dilakukan akan semakin baik.
3. Sebelum dan Setelah Musim Penjualan Tinggi
Sebelum dan setelah musim penjualan tinggi, seperti selama liburan atau kampanye penjualan besar, juga penting untuk melakukan stock opname. Ini biasanya dilakukan untuk memastikan persediaan cukup untuk memenuhi permintaan. Setelah musim penjualan, stock opname juga membantu mengevaluasi penjualan yang telah terjadi dan memeriksa kembali apakah ada selisih antara catatan persediaan dan jumlah fisik yang ada.
4. Saat Perubahan Sistem atau Perangkat Lunak
Saat perusahaan beralih ke sistem manajemen inventory atau memperbarui perangkat lunak yang ada, stock opname diperlukan agar data persediaan yang diimpor atau dimigrasikan ke sistem baru akurat. Ini membantu untuk mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan data serta memastikan transisi yang lancar tanpa gangguan pada operasi bisnis.
5. Sebelum Audit Internal atau Eksternal
Audit umumnya mencakup pemeriksaan fisik terhadap persediaan. Oleh karena itu, sebelum audit internal atau eksternal, pentingnya melakukan stock opname untuk membantu mengurangi kemungkinan temuan yang tidak sesuai dengan mencocokkan data barang yang ada sesuai dengan catatan. Ini juga memudahkan auditor melakukan verifikasi dan memberikan laporan yang lebih akurat.
6. Saat Ada Ketidaksesuaian yang Signifikan
Untuk mengidentifikasi adanya masalah seperti ketidaksesuaian yang signifikan antara catatan persediaan dan jumlah fisik barang, sebaiknya stock opname segera dilakukan. Ketidaksesuaian ini bisa disebabkan oleh kesalahan pencatatan, pencurian, atau kerusakan barang.
7. Menjelang Perubahan Besar dalam Operasional
Stock opname juga bisa dijadwalkan sebelum melakukan perubahan besar dalam operasional, seperti ekspansi gudang, relokasi, atau peluncuran produk baru. Ini untuk membantu memastikan semua barang terdaftar dengan benar dan kondisi barang sudah diperiksa.
8. Setelah Mengalami Insiden Besar
Insiden besar seperti kebakaran, banjir, pencurian dapat mempengaruhi kondisi fisik barang. Oleh karena itu, untuk menentukan langkah pemulihan, perlunya melakukan stock opname segera setelah mengalaminya. Hal ini agar membantu dalam menilai kerusakan yang terjadi dan menghitung kerugian.
9. Secara Berkala (Cycle Count)
Stock opname secara berkala atau cycle count biasanya dilakukan pada interval waktu yang tetap, seperti mingguan atau bulanan, dengan memfokuskan pada kelompok barang tertentu setiap kali. Penerapan ini membantu dalam memantau persediaan secara teratur, mengidentifikasi masalah lebih awal, dan mengurangi beban kerja.
Kesimpulan
Melakukan stock opname penting untuk menjaga akurasi data persediaan barang, meminimalkan kesalahan, dan memastikan kelancaran operasi bisnis. Dengan melakukan stock opname pada waktu yang tepat seperti diatas, perusahaan dapat memastikan persediaan selalu tercatat dengan akurat dan dikelola dengan efektif, serta berkontribusi pada pengambilan keputusan yang lebih bijak, pengelolaan risiko yang efektif, dan pencapaian tujuan bisnis yang lebih baik.
Rekomendasi Persewaan Gudang Terpercaya
Setelah mengetahui waktu yang tepat untuk melakukan stock opname, kini saatnya Anda menemukan solusi penyimpanan terbaik. Temukan rekomendasi persewaan gudang terpercaya hanya di Safe n Lock untuk menjaga keamanan stok Anda!
JAKARTA APL TOWER 0T/35/T5 Jln. S.Parman KAV 28 Tanjung Duren Sel. Jakarta Barat 11470, DKI JAKARTA Indonesia Ph.+62 21 2119 2888
SURABAYA Jln. Veteran KM 5,5 (LINGKAR TIMUR) Kawasan Industri SAFE’N’LOCK Kav. E-Sidoarjo, Jawa Timur 61234 Indonesia Ph.+62 31 896 3355Ph:+62 81-808-169-169
EN
ID
